Gemeindenachricht

Organisationsuntersuchung in der Verwaltung


Rathaus Waldbronn

Organisationsuntersuchung in der Verwaltung

Verbesserungsvorschläge der Allevo Kommunalberatung werden nach und nach umgesetzt

 
Die Kommunalberatung Allevo wurde im Frühjahr 2018 mit einer Organisationsuntersuchung in der Waldbronner Gemeindeverwaltung beauftragt. Den Anstoß dazu gab die Haushaltsstrukturkommission im Zuge der vom Gemeinderat beschlossenen Sparmaßnahmen.
Allevo sollte unter anderem die Aufgabenverteilung in der Verwaltung überprüfen, den Personalbedarf ermitteln und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Ab Sommer 2018 wurde der Ist-Zustand aufgenommen, Rathausmitarbeiter befragt und die Ergebnisse analysiert und ausgewertet. Insgesamt gab Allevo über 110 Handlungsempfehlungen ab.
Die Verwaltung wird in den nächsten Wochen über das Organisationsgutachten, die Umsetzung der Empfehlungen und die Arbeit im Rathaus berichten.
 
Die Untersuchung hat ergeben, dass die Qualifikation der Verwaltung sehr gut ist. 88 Prozent der Mitarbeiter haben eine Fachausbildung. Bei der quantitativen Personalbedarfsermittlung sind die Ist- und die Sollwerte nahezu deckungsgleich. Die Verwaltung ist also hinsichtlich der Anzahl und Umfang ihrer Mitarbeiter gut aufgestellt. Eine besondere Herausforderung ist, so Allevo, dass die Verwaltung von ehemals fünf auf nun drei Ämter verschlankt wurde (erst im vergangenen Jahr ist das Rechtsamt aufgelöst worden). Auch die fehlende Stellvertretung im Hauptamt ist durch die Einstellung eines weiteren Mitarbeiters bereits gelöst worden. 
 
Erste von Allevo empfohlene Verbesserungen, die sich auch positiv für den Bürger auswirken, werden bereits in naher Zukunft umgesetzt. So werden in den Ämtern einige Umstrukturierungen bezüglich der Aufgabenverteilungen vorgenommen.  Ein Beispiel: Die Sachbearbeitungen für die Kindertagesbetreuungen werden in einem Büro gebündelt.  Im Zuge der Umstrukturierungen stehen mehrere Büroumzüge an.  
Die Pforte ist bereits neu besetzt worden und in der Volkshochschule sowie im Archiv wurde der Personalbedarf angepasst. Damit konnten die durch die Schließung der Bücherei frei werdenden Mitarbeiter an zwei Stellen sinnvoll eingesetzt werden.
Eine weitere Empfehlung ist bereits vom Gemeinderat abgesegnet worden. So soll im Bürgerbüro zeitnah ein bargeldloses EC-Karten-Lesesystem installiert werden, so dass unter anderem Zahlungen für das Standesamt oder die Gemeindekasse entgegen genommen werden können.

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